Заметки о клиентах: где хранить и как защищать

Чем плохи привычные места

• Заметки в телефоне. Телефон теряется, синхронизируется с облаком без спроса, а заметку с чувствительной историей легко открыть при клиенте или показать случайно.
• Google Docs и обычные облака. Документ по ссылке имеет свойство «расшариваться» шире, чем планировалось. Заметки лежат открытым текстом, а доступ к аккаунту — это доступ ко всему архиву сразу.
• Бумажная тетрадь. Не взламывается, но и не защищена ничем, кроме ящика стола, а найти запись двухмесячной давности — отдельная работа.

Проблема во всех трёх случаях одна: материал сессий — это самая чувствительная категория данных, а хранится он как обычный текст.

Что здесь требует GDPR

Если вы практикуете в Европе или работаете с клиентами из ЕС, к заметкам применяется GDPR. Ключевые требования простыми словами: данные о здоровье и психологическом состоянии — особая категория, для них нужны «соответствующие технические меры» защиты; клиент вправе узнать, что о нём хранится, и попросить это удалить; а если данные обрабатывает сторонний сервис, с ним должен быть договор об обработке. Практический минимум для специалиста: заметки должны храниться зашифрованными, доступ — только у вас, и должно быть понятно, где физически лежат данные.

Что такое «зашифровано» на практике

Шифрование AES-256 означает: даже если кто-то получит файл базы данных, он увидит бессмысленный набор байтов, а не тексты заметок. Расшифровать их можно только ключом, который хранится отдельно. Это стандарт, которым пользуются банки; для заметок о клиентах он же является разумной нормой.

Как это устроено в Getholda

• Заметки о клиентах и сессиях, ответы на анкеты и принятые соглашения хранятся зашифрованными (AES-256).
• Сервер находится в Германии, резервные копии тоже шифруются и хранятся отдельно от основного сервера.
• Заметки видит только их автор: клиент не видит ваших записей, а другой специалист того же клиента — тем более.
• К заметке можно приложить фото, отметить числовой параметр (например, уровень тревоги) и смотреть его динамику на графике.

Порядок в заметках — это не только безопасность, но и скорость: карточка клиента открывается перед сессией за секунды, вся история в одном месте. Подробнее о Getholda.